細(xì)致高效 檔案管理有“心”招

  “檔案中心嗎？我們部門有文件材料需要移交，麻煩幫我們指導(dǎo)一下！”“好，我們馬上就到！”一大早，隨著綜合工作部檔案中心的電話鈴聲，渭河發(fā)電檔案管理員們忙碌的一天又開(kāi)始了。

渭河發(fā)電檔案中心庫(kù)存從1966年7月至今的各門類檔案，在一代代檔案人不忘初心、幾十年持之以恒的傳承堅(jiān)守下，這些珍貴資料保存完好，在公司發(fā)展的各個(gè)歷史階段發(fā)揮著重要作用，為公司企業(yè)文化建設(shè)、精細(xì)化管理、安全標(biāo)準(zhǔn)化一級(jí)達(dá)標(biāo)、陜能股份上市盡調(diào)、各類審計(jì)、人事檔案完善、“三供一業(yè)”改造、生產(chǎn)技改大修、稅務(wù)自查、重點(diǎn)工程項(xiàng)目審計(jì)決算與驗(yàn)收工作等方面提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐。

借助v6平臺(tái)、微信公眾號(hào)，檔案中心及時(shí)宣傳報(bào)道檔案工作動(dòng)態(tài)；積極參加各項(xiàng)活動(dòng)，開(kāi)展國(guó)際檔案日學(xué)習(xí)，舉辦紅色珍檔聯(lián)展，傳承弘揚(yáng)紅色精神；參加公司融合創(chuàng)新現(xiàn)場(chǎng)交流會(huì)，向與會(huì)代表展示渭河發(fā)電檔案工作發(fā)展歷程和嶄新變化；組織開(kāi)展新修訂的《檔案法》學(xué)習(xí)競(jìng)賽答題抽獎(jiǎng)，用心宣傳，激發(fā)公司全員參與學(xué)習(xí)的積極性和熱情，提升檔案法治意識(shí)。

近年來(lái)隨著公司對(duì)檔案管理工作重視度不斷提升，要求也越來(lái)越嚴(yán)格，為適應(yīng)并達(dá)到新時(shí)代檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同頻共振要求，檔案中心主動(dòng)作為，提前部署，將往年一季度底發(fā)布?xì)w檔通知再提前至一月底；聯(lián)系各部門掌握歸檔內(nèi)容和數(shù)量，提早做好規(guī)劃；先檢查再接收，通過(guò)系統(tǒng)移交的電子版，檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題即駁回，電話告知移交人問(wèn)題及整改方法；電子版合格后再通知移交紙質(zhì)版的時(shí)間，錯(cuò)峰錯(cuò)時(shí)，細(xì)心工作確保歸檔工作緊張有序不繁亂。

各部門在歸檔過(guò)程中遇到問(wèn)題打電話求助時(shí)，檔案管理員都會(huì)及時(shí)上門服務(wù)，從文件材料編頁(yè)、整理、掃描、歸類到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入、上傳，不厭其煩，耐心指導(dǎo)同時(shí)積極宣傳灌輸應(yīng)歸盡歸、文件材料形成即歸檔的理念。經(jīng)過(guò)不懈努力，各部門歸檔意識(shí)顯著提高，催繳收回大量積壓的各門類“陳年舊賬”文書檔案，實(shí)現(xiàn)歸檔質(zhì)與量的雙重提升。

隨著公司融合創(chuàng)新改革發(fā)展步伐，檔案中心及時(shí)跟進(jìn)，全員參與設(shè)計(jì)制作，將各功能區(qū)域合理劃分，打印粘貼門牌、辦公用品、照明及電源開(kāi)關(guān)、文件柜、辦公設(shè)備電源線、文件架、清潔用品、溫濕度計(jì)等標(biāo)識(shí)標(biāo)簽；目錄冊(cè)、密集架、檔案盒規(guī)范標(biāo)識(shí)，實(shí)施編碼管理；制作室內(nèi)定置圖，辦公物品、鍵盤、水杯、文件架、抽屜內(nèi)外、鑰匙盒、飲水機(jī)、消防箱等制作定位線和圖標(biāo)，實(shí)現(xiàn)定置擺放；物品擺放整齊，位置固定，規(guī)范有序，便于識(shí)別取用，精心管理有效改善工作環(huán)境，提高工作效率。

檔案中心與專業(yè)技術(shù)人員配合完成脫硝系統(tǒng)檔案合卷、審核、實(shí)體檢查，銷毀作廢和副本重復(fù)檔案，有效緩解科技檔案庫(kù)房容量及裝具不足的困境。結(jié)合公司實(shí)際，完成永久保管和利用頻繁檔案數(shù)字化并建立起全文數(shù)據(jù)庫(kù)，確保有限費(fèi)用精準(zhǔn)用于有價(jià)值檔案。請(qǐng)教專家，將利用頻繁的2大類檔案，從立項(xiàng)到結(jié)算全過(guò)程文件合并裝為一件，減少填寫文件題名、蓋檔號(hào)章的繁瑣，盒內(nèi)文件亂序后恢復(fù)快捷，有效提高整理效率；卷內(nèi)目錄由2-3頁(yè)減至1頁(yè)，節(jié)約打印耗材。小毛刷用完清洗晾干，重復(fù)使用；簽字筆換芯不換筆；打印紙雙面使用；及時(shí)關(guān)閉電源；庫(kù)房門窗、遮光窗簾保持常閉狀態(tài)，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度恒定、檔案安全的同時(shí)，降低能耗；貨比三家，挑選質(zhì)優(yōu)價(jià)低的辦公用品。節(jié)約節(jié)儉，精打細(xì)算，用“珍”心降低檔案管理成本。

為進(jìn)一步提高檔案查詢利用效率，提升服務(wù)質(zhì)量，檔案中心貼心服務(wù)，多次組織開(kāi)展檔案數(shù)字系統(tǒng)操作培訓(xùn)并下發(fā)教材。日常工作中，對(duì)查閱者現(xiàn)場(chǎng)演練傳授檔案數(shù)字系統(tǒng)借閱及使用方法，盡力擴(kuò)大系統(tǒng)受眾面，讓數(shù)據(jù)多跑網(wǎng)路，避免大家多跑馬路。及時(shí)了解公司工作動(dòng)向，提前安排查閱調(diào)檔工作，不讓檔案工作拖后腿。從老花鏡配備到桌上的綠植、桌布等營(yíng)造舒適溫馨的閱檔環(huán)境，再到逐件查找調(diào)檔、復(fù)印蓋章，盡職盡責(zé)的工作，使幾十年前的原始檔案資料為員工確認(rèn)工齡、完善退休檔案、特殊工種認(rèn)定及職稱認(rèn)定等關(guān)系到個(gè)人切身經(jīng)濟(jì)利益的事項(xiàng)發(fā)揮出最大的作用。

以“心”招努力工作，以“心”招助力公司發(fā)展，在以后的工作中，渭河發(fā)電將繼續(xù)不懈奮進(jìn)！董咸寧